ТЕКСТ:
Renat R.Автор
Главред

Решать проблему мы пытаемся по-разному. Что-то запоминаем. Что-то записываем в блокноте или на первом попавшемся листке бумаги, что-то фиксируем в заметках своего телефона или отмечаем в календаре рабочего компьютера. Идеально, если все это подчинено какой-либо системе с простыми и четко обозначенными правилами. Но, к сожалению, такая система часто отсутствует и задачи фиксируются как придется.

Проблема. Наверняка ты уже что-то читал об основных принципах когнитивной психологии и поэтому знаешь, что память человека делится на оперативную (рабочую) и долговременную. Вероятно, о законе Миллера ты также слышал, а значит в курсе, что кратковременная человеческая память не может запомнить и повторить более 7 ± 2 элементов. Уверен, ты также в курсе, что если элементов больше, мозг воспринимает это как хаос, беспорядок.

Собственно, аналогично и со списком дел. Каждая задача в этом списке (личная, рабочая, не начатая или не законченная) занимает определенное количество единиц твоего внимания. Чем больше задач, тем меньшим количеством свободных единиц внимания ты располагаешь. Когда задач становится слишком много (в большинстве случаев – от пяти и более пунктов «надо сделать/доделать» в твоем ежедневнике), свободных единиц внимания не остается, оперативная память мозга переполняется.

С тем, что происходит с компьютером или телефоном, если для выполнения рабочих задач ему не хватает оперативной памяти, ты, скорее всего, уже сталкивался. Не сомневайся, то же самое будет происходить и с тобой: сбои, торможения, зависания и прочие прелести.

В результате, ты начнешь понимать, что все больше информации остается за пределами твоего внимания, важные факты и события вылетают из головы в самый неподходящий момент, времени катастрофически не хватает, возникает ощущение неорганизованности, снижается эффективность, а дальше – выгорание, стресс, ухудшающееся самочувствие.

И чем дольше это будет продолжаться, тем острее и болезненнее ты будешь воспринимать проблему, и тем сильнее она будет усугубляться со временем.

Замкнутый круг.

Причины проблемы. Прежде чем скачивать очередной новомодный софт в свой гаджет, давай попробуем разобраться, как так вышло, что в твоих делах возник неуправляемый хаос.

Физическое окружение

Есть доказанная закономерность: беспорядок вокруг тебя порождает аналогичное состояние в твоей голове. Речь идет не только о рабочем месте, но и о личном пространстве. Бардак в комнате или в офисе, в шкафу или на столе, в телефоне или в ноутбуке – все это определяет твою продуктивность.

Ученые из Института нейробиологии Принстонского университета доказали, что человеческий мозг любит порядок, а постоянные визуальные напоминания о неорганизованности истощают его когнитивные ресурсы, сокращают способность сосредотачиваться, способствуют вырабатыванию гормона стресса кортизола.

Стресс, в свою очередь, вызывает тревожность, депрессию, эмоциональное истощение, снижает способность фокусироваться и принимать решения до уровня ниже среднего.

Также не забывай, что потерянные тобой минуты складываются в часы, а часы - в дни, недели, месяцы.

Только на поиски нужных файлов в неупорядоченной структуре папок компьютера люди теряют до 40 минут в день. Совокупные же потери из-за плохой организации физического окружения на работе и вне ее могут составлять десятки часов в неделю.

Возможно, это то самое время, которого тебе так не хватает?

1

Многозадачность

Даже среди современных устройств, где так актуальна концепция многозадачности, в чистом виде она встречается редко. Дело в том, что процессор, как правило, способен выполнять лишь одну задачу за один раз. Просто он имеет способность быстро переключаться, сохраняя соответствующий информационный контекст в оперативной памяти. Так вот, «процессор» в твоей голове устроен аналогичным образом.

Предположим, что ты решил сосредоточиться на написании важного доклада. Данная задача и информация, связанная с ней, занимают всю рабочую память твоего мозга. В какой-то момент поступает уведомление о входящем e-mail. «Уверен, это не займет много времени», - думаешь ты и переходишь на соответствующую вкладку браузера.

Такое решение может показаться простым для тебя, но не для твоего мозга. Ведь теперь ему придется переместить весь информационный контекст текущей задачи из рабочей памяти в промежуточную, где он будет ожидать своей очереди, далее - извлечь из долгосрочной памяти данные, необходимые для ответа на электронное письмо, поместить их в рабочую память и сосредоточиться на составлении сообщения. Чтобы вернуться к докладу, мозгу необходимо повторить этот алгоритм, только в обратном порядке.

Как показывает практика, одним только e-mail дело не ограничивается. Добавь сюда различные просьбы, поручения, важные звонки и другие «срочные» и не очень дела.

Чем больше многозадачности, чем массивнее информационные контексты, тем существеннее потери времени и ощутимее снижение интеллектуальной продуктивности.

«Многозадачность заставляет вас работать медленнее, увеличивая шансы на ошибки» - говорит David Meyer, ученый из Университета Мичигана.
2

Дефицит сна

Казалось бы, спи меньше – будешь успевать больше. Увы, так это не работает. Особенно в долгосрочной перспективе.

Европейские исследователи выяснили, что производительность «жаворонков» примерно в два раза выше, чем у «сов». Причина: накапливающийся дефицит сна у последних.

Недостаток сна провоцирует, во-первых, выработку в организме гормона стресса кортизола, во-вторых, уже в первые дни на 40% снижает способность запоминать и обучаться, в-третьих, подавляет активность в префронтальной коре головного мозга — области, ответственной за мышление, самоконтроль и креативность.

«Токсичные вещества накапливаются в мозге в течение дня и удаляются во время сна. Если ты спишь недостаточно долго и качественно, твое состояние напоминает легкое сотрясение мозга» - поясняет профессор Вашингтонского университета Маргарет О'Мара

Как результат, 23-45% населения, привыкшего к недосыпанию, недосчитываются от двух до четырех рабочих недель производительности каждый год (по сведениям специалистов Национального Фонда сна).

3

Неумение отказывать

Если ты стараешься помогать всем, кто обращается к тебе с какой-либо просьбой, и даже в долг даешь, когда самому не хватает до зарплаты, то вполне возможно, что у тебя депрессия или симптомы хронической усталости. Как утверждают ученые, именно в таком состоянии нам легче сказать «да» и потом преодолевать последствия, чем мобилизовать эмоциональные ресурсы для отказа.

С другой стороны, некоторые люди просто бояться обидеть или разочаровать просящего, поэтому даже когда совсем не хочется, все равно говорят «да», испытывая при этом сильный дискомфорт.

Но какой бы не была мотивация, неспособность отказывать напрямую сказывается на твоем портфеле задач, ведь ты много времени и энергии тратишь на достижение чужих целей. Естественно, чтобы вписать все эти просьбы в свой график, тебе приходится сдвигать собственные задачи на более поздние сроки. Если продолжать в таком духе, со временем перенесенных задач будет больше. Отсюда и ощущение, что ты ничего не успеваешь.

4

Неправильные приоритеты

Так случается и от этого никуда не деться – рабочие нагрузки растут, задач становится все больше, и за один день или даже неделю разобраться с ними уже не получается. Возникает чувство, что дела стоят на месте, хотя целый день вроде чем-то был занят. У этого может быть несколько причин, но вполне вероятно, что ты просто неправильно расставил приоритеты.

Всегда привожу в пример того студента, который в процессе подготовки доклада на конференцию, разгребает кучу источников и думает, что все тезисы в них важны. Как результат, старается вставить их в текст доклада, а потом не вписывается в регламент выступления, получает пониженную оценку своей работы, ведь он так и не успел раскрыть предмет вопроса.

Аналогично и с твоим портфелем задач. Тебе кажется, что все дела важные, поэтому ты пытаешься впихнуть их в свою рабочую неделю, но тратя время на выполнение, оставляешь без внимания действительно приоритетные задачи. Такая ситуация создает видимость бурной деятельности, но не приближает к цели, поэтому возникает чувство простаивания на месте, неэффективности.

Как и тому студенту, тебе необходимо понять, что не все задачи, что кажутся важными, таковыми являются, и скорее всего, выполнять их не нужно, во всяком случае, сразу.

5

Большие задачи

Cлишком глобальные задачи аморфны, у них нет четкого начала и конца, а значит, ты не сможешь правильно оценивать их масштабы и фиксировать прогресс выполнения.

Дело в том, что наш мозг может оперировать только ограниченными объемами информации, то есть слишком сложную задачу тебе будет трудно охватить и осмыслить целиком, от этого она может стать априори нерешаемой.

В любой затруднительной ситуации рекомендую разделить задачу на элементарные действия продолжительностью не более 2 часов и тогда ситуация станет более простой и понятной для тебя. Но важно не переусердствовать, так как слишком малая задача является принципиально разрешимой, что также негативно влияет на оценку задания в целом.

Итак, разбил задачу на подзадачи - легче составить план действий. Есть план действий - появляется понимание того, что делать, как и в каком порядке. В результате ощущается уверенность в своих силах. Уверенность в силах - начало действий. Действия приближают к результату. Элементарно.

6

Отвлекающие факторы

По данным экспертов, в условиях стремительного развития жизни и ускорения ее темпов, современный человек утратил способность долго концентрироваться на одной задаче, его внимание легко переключается с одного процесса на другой в короткие промежутки времени.

Однажды я провел эксперимент, в рамках которого попросил несколько своих знакомых в течение недели смотреть ленту с короткими роликами Reels. Вначале им казалось это забавным занятием, но уже на третий день лента стала затягивать. К концу эксперимента начала формироваться зависимость, рука сама тянулась к телефону. Но на этом эксперимент не закончился. После я предложил испытуемым посмотреть 40-минутное обучающее видео. Каким же было их удивление, когда они осознали, что просмотр требовал проявления дополнительного усилия воли, появилось желание каждые 5-10 минут отвлекаться на что-то еще. Возвращаясь в Reels, один из участников эксперимента даже ощущал некое эмоциональное облегчение.

Этот пример хорошо показывает, как наш мозг довольно быстро отказывается от концентрации в пользу отвлечения. Так он удовлетворяет механизм ожидания новизны, получая выброс дофамина. Если постоянно подпитывать переключения, мозг может стать заложником режима «гиперстимуляции», в котором будет излишне расходовать единицы внимания и накапливать усталость.

Помни, среднестатистический человек, который умеет упорно и методично бить в одну точку, с большей вероятностью добьется успеха, нежели гений, чья способность концентрироваться была по той или иной причине утрачена. Последний, вероятно, растратит свою энергию на отвлекающие факторы еще до завершения задачи и растеряет, таким образом, мотивацию двигаться дальше.

7

Переоценка своих сил

Переоценка своих возможностей – частая причина того, что часть запланированных дел переносится на завтра. Чем больше дел переносится, тем сильнее ощущение, что что-то идет не так.

Также это одна из причин, почему списки задач не работают. В конце концов, когда думаешь, что выполнение задачи займет от силы 10 минут, а со всеми прочими факторами она съедает полчаса, трудно быть эффективным, так как задач в список ты записываешь больше, чем реально можешь осилить за день.

8

Итого

Разумеется, это не все возможные причины, провоцирующие хаос в твоих делах, и не факт, что все они имеют к тебе непосредственное отношение. Также необходимо понимать, что в силу объективных обстоятельств с чем-то придется мириться, стараясь свести негативные последствия к минимуму. Наконец, то, что ты считаешь причиной, может быть следствием факторов, требующих дополнительной оценки.

В любом случае, если проблема есть и остается достаточно долго, ты рискуешь погрузиться в глубокую прокрастинацию, выбраться из которой будет делом весьма затруднительным.

P. S.

Теперь, когда мы разобрались в причинах проблемы, должно прийти понимание, что составление очередного списка задач или установка специализированного программного обеспечения - без работы над собой и своими привычками - проблему не решит.

Но это уже тема для отдельной публикации.

Хештеги:

#личная_эффективность #управление_задачами #soft_skills